Reunião produtiva

No ambiente corporativo reuniões são muito frequentes. Porém, uma reunião não planejada pode ser um grande desperdício de tempo e dinheiro. Quanto mais membros convocados a uma reunião maior a complexidade em organizá-la e maiores também os desperdícios caso esta seja improdutiva.

O primeiro passo do organizador da reunião é identificar claramente o objetivo da reunião, os temas a serem abordados e quais membros efetivamente devem estar presente. Então elaborar um cronograma detalhado e bem embasado para a mesma. Este cronograma deve ser fielmente seguido, por isso a importância que os prazos previstos para cada um dos assuntos sejam adequados. Para que este cronograma seja bem sucedido o executor deve ter conhecimento detalhado de cada tema, qual a repercussão perante os membros e quais destes devem discorrer sobre o assunto.

Continuando o processo de planejamento para uma reunião com bons resultados deve-se apresentar a todos os participantes, com antecedência, uma pauta contendo informações do tipo: dia, hora, lugar, temas a tratar, participantes, substitutos em caso de ausência, entre outros que possam se fazer relevantes para cada caso específico. Dessa forma, cada membro poderá se preparar para os temas.

Deve-se aplicar logística para a escolha do local para a realização da reunião, levando em consideração o local de origem dos membros participantes, interesses corporativos, espaço físico que supra todas as necessidades incluindo tecnologias apropriadas. O local deve ser supervisionado antecipadamente.

Devem ser convocados assistentes para a reunião em quantidade proporcional ao evento. É importante haver um plano de gerir imprevistos para que os impactos sejam minimizados e a reunião só seja interrompida em circunstancias excepcionais. O organizador da reunião deve apresentar as regras a serem seguidas durante a mesma.

Por fim deve ser lavrada uma ata de reunião detalhada, que deve ser assinada por todos os participantes e distribuída a todos no ato de encerramento da reunião.